كل مؤسسة اليوم تعتمد على المشاريع لدفع عجلة التغيير — سواء عند إطلاق منتجات جديدة، أو توسيع العمليات، أو تنفيذ برامج التحول. ومع ذلك، غالبًا ما تتأخر المشاريع، أو تتجاوز الميزانيات، أو تفشل في تحقيق الفوائد المرجوة.
الحل الذي يلجأ إليه العديد من القادة هو مكتب إدارة المشاريع (PMO). لكن إنشاء PMO ليس مجرد تعيين مدير وإرسال بعض القوالب؛ بل يتطلب هيكلًا، وتخطيطًا، ونهجًا مرحليًا.
في جمعية مديري مكاتب إدارة المشاريع العالمية (AGPMO)، لخّصنا سنوات من الخبرة في إطار زمني مُجرَّب من 8 خطوات لتنفيذ الـ PMO. يساعد هذا الإطار المؤسسات على الانتقال من عدم الوضوح إلى الوضوح، لضمان أن يكون الـ PMO ليس مجرد مكتب مُنشأ فحسب، بل مستدامًا وموجّهًا لإنتاج القيمة.
إليك نظرة أقرب إلى الخطوات الثمانية.
الخطوة 1: تقييم البيئة
قبل إنشاء PMO، يجب أولًا فهم المشهد التنظيمي الحالي.
- ما الممارسات القائمة بالفعل في إدارة المشاريع؟
- هل توجد عمليات أو أدوات غير رسمية قيد الاستخدام؟
- ما التحديات التي تواجهها فرق المشاريع اليوم؟
- ما مدى جاهزية المؤسسة للتغيير؟
يشكّل التقييم الأولي (As-Is) أساس نجاح PMO؛ إذ يكشف عن نقاط القوة التي ينبغي البناء عليها والفجوات التي يجب معالجتها. ومن دونه قد يعالج الـ PMO مشكلات غير صحيحة.
الخطوة 2: تحديد أصحاب المصلحة والقيمة
لا يمكن أن ينجح PMO بمعزل عن الآخرين؛ فدوره خدمة المؤسسة وأفرادها.
في هذه الخطوة تُحدِّد أصحاب المصلحة الرئيسيين—التنفيذيين، ومديري المشاريع، والقادة الوظيفيين، وحتى الشركاء الخارجيين—ثم ترسم القيمة التي سيقدمها PMO لكل فئة.
على سبيل المثال:
- قد يحتاج التنفيذيون إلى رؤية أوضح لأداء المحافظ.
- وقد يحتاج مديرو المشاريع إلى أدوات وقوالب موحّدة.
- وقد تحتاج الفرق إلى التدريب ودعم حل النزاعات.
إن توضيح القيمة منذ البداية يجعل PMO ذا صلة منذ اليوم الأول.
الخطوة 3: تعريف خدمات الـ PMO
بعد وضوح احتياجات أصحاب المصلحة، تُترجم إلى خدمات تشكّل «قائمة خدمات» PMO.
خدمات شائعة تشمل:
- الحوكمة وإعداد التقارير
- إدارة المخاطر والقضايا
- تخطيط الموارد
- التدريب والإرشاد
- إدارة المعرفة والدروس المستفادة
يساعد التعريف الواضح للخدمات على منع الالتباس وتحديد التوقعات وقياس مدى وفاء PMO بالتزاماته.
الخطوة 4: تصميم نموذج الـ PMO والأدوار
بعد تحديد الخدمات، يحتاج PMO إلى هيكل لتقديمها.
- النموذج: هل سيكون PMO داعمًا (إرشاديًا)، أم ضابطًا (فارِضًا للمعايير)، أم توجيهيًا (يدير المشاريع مباشرة)؟
- الأدوار والمسؤوليات: من يقود PMO؟ وما المحللون أو المنسقون أو المتخصصون المطلوبون؟
- خطوط التقارير: لمن يرفع PMO تقاريره، وكيف يتكامل داخل المؤسسة؟
يضمن التصميم الجيد وضوح الصلاحيات والمساءلة.
الخطوة 5: إرساء الحوكمة والأدوات
الحوكمة تمنح PMO المصداقية؛ ومن دونها يصبح مكتبًا إداريًا فقط.
أنشطة رئيسية:
- تأسيس أطر الحوكمة مثل اللجان التوجيهية ومجالس المراجعة
- تعريف آليات اتخاذ القرار ومسارات التصعيد
- اختيار أدوات وأنظمة الجدولة والتقارير والتعاون
يوفّر المزيج المناسب من الحوكمة والأدوات توحيدًا وفعالية في تسليم المشاريع.
الخطوة 6: إطلاق مشروع تجريبي
بدل النشر الكامل فورًا، يُوصى بمرحلة تجريبية (Pilot).
- اختيار عدد قليل من المشاريع ذات الأثر العالي
- تطبيق العمليات والقوالب والخدمات الجديدة
- جمع ملاحظات المستخدمين وأصحاب المصلحة
تقلل المرحلة التجريبية المقاومة، وتكشف القضايا العملية، وتحقق مكاسب مبكرة تبني المصداقية قبل التوسّع الكامل.
الخطوة 7: التقييم والتحسين
لا فائدة من التجريب دون مراجعة. إذ تُقاس فعالية التجربة مقابل الأهداف المتفق عليها.
- هل وفّرت التقارير الرؤية المتوقعة؟
- هل أُديرت المخاطر بشكل أفضل؟
- هل كانت الأدوات مفيدة أم مثقلة للأعباء؟
ثم تُستخدم الملاحظات لتحسين العمليات والخدمات قبل التوسعة.
الخطوة 8: إضفاء الطابع المؤسسي على PMO
الخطوة الأخيرة هي جعل PMO جزءًا دائمًا ومستدامًا من المؤسسة.
يشمل ذلك:
- توسيع الخدمات لتشمل جميع المشاريع والأقسام
- إضفاء الطابع الرسمي على أدوار الحوكمة
- دمج الأدوات والمنهجيات في العمل اليومي
- إظهار القيمة باستمرار عبر مؤشرات الأداء وقصص النجاح
عندها يصبح PMO جزءًا من «DNA المؤسسي»، ما يضمن أن المشاريع تقدم القيمة باستمرار على المدى الطويل.
الفوائد الرئيسية لاتباع إطار الخطوات الثماني
- الوضوح: يعرف الجميع دور PMO وخدماته وقيمته.
- الاتساق: تُدار المشاريع بطريقة موحّدة وموثوقة.
- المصداقية: النجاحات المبكرة عبر المشاريع التجريبية تبني الثقة.
- الاستدامة: التقييم والتحسين المستمران يضمنان بقاء PMO ذا صلة.
الخلاصة
إن بناء PMO ليس تنصيب برمجيات أو تعميم قوالب؛ بل إنشاء نظام يربط الاستراتيجية بالتنفيذ ويضمن مساهمة كل مشروع في تحقيق الأهداف المؤسسية.
يوفّر إطار AGPMO لتنفيذ PMO من 8 خطوات خارطة طريق واضحة وعملية لتحقيق ذلك. فبالبدء بالتقييم، والمواءمة مع أصحاب المصلحة، والتدرج من التجريب إلى الإضفاء المؤسسي، يمكن للمؤسسات تجنّب المزالق التي تُفشل العديد من مكاتب إدارة المشاريع.
في AGPMO، نختص في تنفيذ، وإنقاذ، وتحويل مكاتب إدارة المشاريع. ويجمع خبراؤنا بين أساليب مُثبتة، وخدمات مخصّصة، وأفضل الممارسات العالمية.
هل أنت مستعد لبدء رحلتك مع PMO؟ تواصل معنا اليوم لاستكشاف كيف تساعدك AGPMO على بناء PMO يحقق قيمة قابلة للقياس.